Algemene voorwaarden zijn bepalingen waarin u van alles vastlegt over een overeenkomst. Dit kan bijvoorbeeld gaan over de garantie, aansprakelijkheid, bedenkingstermijnen, de manier van betalen, of hoe uw klanten een klacht kunnen indienen. U bent niet verplicht om algemene voorwaarden op te stellen.
Deze overeenkomst kan afgesloten zijn tussen ondernemers onderling of tussen ondernemers en consumenten. Als u eenmaal uw voorwaarden hebt opgesteld, hoeft u deze niet elke keer van te voren met uw klanten door te nemen.
Waarom moet u algemene voorwaarden opstellen?
Met algemene voorwaarden is het direct duidelijk welke rechten en plichten u en uw klant hebben. De zogenaamde 'kleine lettertjes' besparen u een hoop tijd. Uw klanten weten precies waar ze aan toe zijn. Algemene voorwaarden kunnen de risico's die u als ondernemer loopt verkleinen. Belangrijke punten (pdf) die in algemene voorwaarden staan zijn bijvoorbeeld:
- Aansprakelijkheid. Als ondernemer kunt u in principe aansprakelijk worden gesteld voor alle directe en indirecte schade. U mag weliswaar nooit uw gehele aansprakelijkheid uitsluiten, maar u kunt deze beter beperken via uw voorwaarden.
- Betalingstermijn. Als er niets is afgesproken, dan is de wettelijke betalingstermijn voor facturen 30 dagen. Wilt u een kortere betalingstermijn voor uw facturen dan moet u dit expliciet vastgelegd hebben in uw algemene voorwaarden of afgesproken in een contract. Ook is het mogelijk om de betalingstermijn te verlengen.
- Eigendomsvoorbehoud. Door het opnemen van eigendomsvoorbehoud kunt u als ondernemer ervoor zorgen dat u het eigendom over de door u geleverde zaak behoudt. Dit zorgt ervoor dat u als eigenaar het recht heeft om de zaak terug te vorderen, zolang uw factuur niet wordt betaald. Het werkt ook als uw wederpartij failliet gaat.
- Garantie. Als u verkoopt aan consumenten, dan mogen de algemene voorwaarden de wettelijke garanties die een klant heeft niet aantasten. Dit ligt anders bij verkoop aan ondernemers, dan is het flexibeler.
Tips voor het opstellen van algemene voorwaarden
Zorg ervoor dat u uw algemene voorwaarden één keer goed opstelt. Het beperkt de risico's die u loopt als ondernemer. Als er een keer iets aan de hand is, bent u blij dat u ze heeft. Laat ze wel jaarlijks een keer nakijken of alles nog up-to-date is.
Het opstellen van algemene voorwaarden kan op verschillende manieren. U kunt ze zelf opstellen of u kunt gebruik maken van diverse modellen. Zorg er in ieder geval voor dat u de voorwaarden opstelt die bij uw bedrijf passen. Zorg er ook voor dat ze goed leesbaar zijn. Bekijk nog meer tips voor het opstellen van uw algemene voorwaarden.
Algemene voorwaarden bewaren
Uw algemene voorwaarden laat u bewaren bij de Kamer van Koophandel of bij de Rechtbank. Dat is geen verplichting, maar kan wel handig zijn. Op deze manier zijn ze opvraagbaar, hebben ze een sterkere bewijsfunctie en het komt professioneel over.
Algemene voorwaarden in de praktijk
Lees het verhaal van Wendy Vos in het Startersmagazine.
Risico's verkleinen als ZZP'er
In deze video stelt een zzp’er vragen over verzekeringen en algemene voorwaarden aan een KvK-adviseur en een advocaat.