Als vereniging proberen we op allerlei plekken de belangen van de leden te behartigen.

Op 25 mei 2018 treedt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in werking. Vanaf dat moment is de Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens niet langer van toepassing en gelden in de gehele EU dezelfde regels voor privacybescherming. Het komt erop neer dat de bestaande privacyrechten worden uitgebreid en organisaties meer verantwoordelijkheden krijgen. Wat betekent dit voor je onderneming? 

Verwerking persoonsgegevens

Onder de AVG blijft verwerking van persoonsgegevens mogelijk, maar je moet aan verschillende voorwaarden voldoen. Zo is altijd een geldige reden nodig. In de AVG wordt dit een gerechtvaardigde grondslag genoemd. Van zo’n grondslag is bijvoorbeeld sprake wanneer een klant een product bij je koopt en je voor de levering zijn of haar gegevens verwerkt. Een andere geldige reden voor verwerking is toestemming van degene die het betreft. Die toestemming moet uitdrukkelijk zijn.

Kortom: het moet duidelijk zijn voor welke doeleinden je als ondernemer de gegevens verwerkt en waarom de verwerking noodzakelijk is.

Recht op verwijdering en bijzondere gegevens

De personen van wie je de gegevens registreert, hebben recht op inzage, rectificatie en verwijdering van hun gegevens. Je moet hen bovendien informeren over hun rechten en de wijze waarop je de gegevens verwerkt. Bepaalde persoonsgegevens, zoals over iemands gezondheid, politieke voorkeur of seksuele geaardheid mogen nooit worden verwerkt, tenzij er op grond van de wet een uitzondering geldt.

Verwerking door derden en beveiliging gegevens

In de AVG zijn regels opgenomen over het uitbesteden van de verwerking van persoonsgegevens aan derden. Laat je bijvoorbeeld de salarisadministratie door een externe dienstverlener doen? Je dient daarover dan afspraken te maken zodat de privacy van je medewerkers goed beschermd blijft.

De verwerkte persoonsgegevens moeten zowel door jou als door je ingeschakelde dienstverlener worden beveiligd. In geval van een datalek moet melding worden gedaan. Bepaalde organisaties en ondernemingen zijn vanwege de aard van de te verwerken gegevens verplicht een Data Protection Officer aan te stellen. Dat is een toezichthouder binnen je organisatie.

Vijf tips bij verwerking persoonsgegevens

Hoe zorg je dat je voldoet aan alle wettelijke voorwaarden? Om privacy proof te zijn, raden wij je in ieder geval het volgende aan:

1. Verwerkt je onderneming persoonsgegevens? Leg dan vast welke gegevens je waarom verzamelt en welke noodzaak daartoe bestaat. Indien je twijfelt of verwerking is toegestaan, raadpleeg dan een specialist.
2. Zorg altijd dat er een wettelijke basis is voor de verwerking van de persoonsgegevens. Dus: een geldige reden. Leg de toestemming altijd schriftelijk of digitaal vast.
3. Heb je een webshop of internetsite? Stel dan een duidelijk Privacy Statement op. Daarin kun je je klanten informeren over de wijze waarop je aan de privacyregels voldoet. Een goed Privacy Statement behandelt alle voorwaarden en vereisten zoals neergelegd in de AVG. Wij kunnen je helpen bij het opstellen daarvan.
4. Ga na of bewaarde gegevens voldoende beveiligd zijn en neem maatregelen om een datalek tegen te gaan. Denk aan een veilige ICT-omgeving, maar informeer ook je personeel over hoe zij met persoonsgegevens van klanten moeten omgaan.
5. Stel binnen je onderneming een medewerker aan die toezicht kan houden op naleving van de privacyregels. Iemand die de processen rond de verwerking van persoonsgegevens vastlegt en in het oog houdt. Bedenk vooraf wat je moet doen in het geval van een datalek en wie daarbij welke acties onderneemt.

Heb je hulp nodig bij het opstellen van een Privacy Statement of heb je vragen over de nieuwe regelgeving? Zoek contact met het VNHI, dan proberen we je te helpen.

Als  een leverancier of fabrikant (met een moeilijk woord 'principaal') failliet gaat, staat de handelsagent achteraan in de rij. Zijn commissievergoeding wordt niet beschouwd als een boedelvordering of een vordering met een hoge preferentie. Dat geldt wel voor bijvoorbeeld het salaris van de curator, de fiscus, de UWV of verschuldigde huur. Het is misschien een onaangename verrassing voor een agent. Aan de andere kant had de agent misschien beter moeten opletten?

Natuurlijk is een agent loyaal. Hij of zij zal niet meteen aan de bel trekken, maar wanneer een agent ongeveer een jaarinkomen mist, hetgeen helaas voorkomt, dient de agent ook de hand in eigen boezem te steken.

Hoe kom je aan je geld?
De wet, maar ook contracten regelen de verplichting van de principaal (leverancier of fabrikant) om provisie tijdig te betalen. De principaal dient ook tijdig (vaak maandelijks), een opgave te verstrekken van de over die maand verschuldigde provisie, onder vermelding van de gegevens waarop de berekening berust. De agent zal akkoord moeten gaan met een opgave, waarna de betaling door de principaal zal moeten volgen.
Doorgaans is dit een maandelijks proces en soms een kwartaalproces. Het doel daarvan is dat je tijdig wordt betaald en daarmee weet je ook of de principaal tijdig aan zijn verplichtingen voldoet. Je kunt met de opeisbare facturen in de hand de principaal sommeren om tot betaling over te gaan. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan, wanneer je loyaal wil blijven en de principaal houdt je aan het lijntje! Ik ben me daarvan bewust, maar je zult toch actie moeten ondernemen. Lijdzaam toezien is geen optie. Hoe kom je aan je geld?



Beslaglegging is zinloos 
Beslaglegging in dit soort zaken zal weinig uitrichten, omdat beslaglegging dient te volgen door een procedure en dat kost tijd. Je hebt er niets aan wanneer de principaal alsnog failliet gaat. Beslag komt dan te vervallen.
Een commerciële oplossing kan zijn dat je als een soort truc voor eigen rekening een order plaatst. Dit kan natuurlijk ook in overleg. Vervolgens betaal je de factuur niet, maar verreken je die met de opeisbare provisie. Wil je blijven samenwerken, dan dient de wijze van betaling te worden aangepast. Je kunt bijvoorbeeld besluiten alleen nog maar te werken met voorschotten.

Verlies nemen?
Wanneer de vorderingen blijven oplopen, mag je ook zelf de relatie opzeggen, op grond van deze 'dringende reden'. Je behoudt in die situatie je recht op een klantenvergoeding. Mocht je een concurrentiebeding hebben, dan komt dit ook te vervallen. Want je zegt de relatie op vanwege een aan de principaal verwijtbare reden. Kort gezegd, als je een alternatief hebt in de vorm van een nieuwe principaal, dan moet je misschien je verlies nemen. Je bent dan mogelijk wel in staat om snel een nieuwe relatie te vinden, dankzij je klantenbestand.
Mocht de principaal failliet gaan en hij denkt aan een doorstart, dan is het zaak om bij hem te blijven. Het is voor de principaal heel veel waard om je als agent in Nederland te behouden, omdat ook in een doorstart snel zaken zullen moeten worden gedaan. De principaal heeft al schade opgelopen en klanten zullen mogelijk niet allemaal meer bestellen. Maar wanneer de agent laat zien dat hij er vertrouwen in heeft, zullen veel klanten ook blijven.

Eisen op tafel
In de situatie dat je geen cent terug ziet van de provisie die je nog te vorderen had, heb je bij een doorstart vaak een goede positie. Je kunt immers eisen op tafel leggen? Eén eis kan zijn; wat te doen met de schuld die de “nieuwe” principaal bij je heeft? Als het om grote bedragen gaat, dan kun je je simpelweg niet permitteren dat je meegaat in de doorstart zonder een cent terug te krijgen van de provisie die nog betaald moest worden. Principalen (na doorstart) zullen vaak als voorwaarde accepteren dat de oude schuld moet worden terugbetaald of tenminste een deel daarvan. Dit kan bijvoorbeeld tot uiting komen door gedurende een bepaalde periode een hogere provisie uit te keren dan normaal. Zo wordt de schuld ingelopen.
 
Nieuwe goodwillvordering
Bijkomstig is dat vanaf het moment dat je voor de nieuwe principaal werkt, je gewoon een goodwillvordering opbouwt. De teller staat bij de nieuwe principaal immers weer op nul. Vanaf het eerste moment zal de omzet door jouw bemiddeling toenemen. Het laatste zou anders kunnen liggen als de principaal aantoonbaar een orderportefeuille heeft gekocht van een curator. Dan kan hij stellen dat hij een klantenbestand plus omzet heeft gekocht.
 
Duidelijk moge zijn dat als je in de situatie komt dat een faillissement aanstaande lijkt, het verstandig is om direct contact op te nemen met het VNHI.
 
Paul Holtrop